Modulo 3 · Esercizio 3: Librerie, metadati e viste

Passo 1 · Accesso al sito con User02

Accesso alla VM SEA-DEV2 con le credenziali di User02

• 1. Aprire Microsoft Edge e accedere all'indirizzo del sito:

  https://tenant_name.sharepoint.com/sites/MarketingDepartment
  

• 2. Inserire le credenziali di User02 solo se richiesto (l'accesso dovrebbe avvenire in automatico via SSO).

Passo 2 · Creazione della libreria "File Condivisi02"

• 1. Nella home del sito, selezionare + New > Document library > Blank library.

• 2. Assegnare come nome della libreria:

  File Condivisi02
  

• 3. Selezionare Create per completare la creazione.

Nota

Il sito dispone ora di due librerie documentali: File Condivisi01 (la libreria "Documents" rinominata nell'Esercizio 2) e File Condivisi02 (appena creata).

Passo 3 · Copia dei file del materiale nelle librerie

• 1. Aprire la cartella del materiale del corso MATERIALE_STUDENTI/Modulo3/Data/.
• 2. Copiare Folder1 nella libreria File Condivisi01.
• 3. Copiare Folder2 nella libreria File Condivisi02.

Passo 4 · Esempi di metadati e colonne personalizzate

• 1. Aprire la libreria File Condivisi01.
• 2. Selezionare + Add column e creare le seguenti colonne di esempio:

• Reparto (tipo Choice, con valori: Marketing, Vendite, Comunicazione e spuntare il Require that this column contains information)

  Marketing
  

• Data Revisione (tipo Date and time)

• Confidenziale (tipo Yes/No)

• Responsabile (tipo Person)

• 3. Compilare i metadati , usando Edit in Grid View, per alcuni file caricati, assegnando valori diversi alle colonne appena create (ad esempio un file con Reparto = Marketing e Confidenziale = Yes, un altro con Reparto = Vendite e Confidenziale = No).

Suggerimento

Le colonne create nella libreria valgono solo lì. Per riutilizzare gli stessi metadati in più librerie o siti usare colonne del sito e tipi di contenuto, o meglio il Content type gallery a livello di tenant.

Creare e gestire i tipi di contenuto

Passo 5 · Esempi di viste (condivise o personali)

• 1. Nella libreria File Condivisi01, selezionare Add view (accanto al nome della vista corrente, es. "All Documents").
• 2. Creare una nuova vista con nome Vista Confidenziali:
• 3. Lasciare le opzioni predefinite e premere Create.
• 4. Premere Filters e spuntare Confidenziale = Yes.

• 5. Premere Save View.

• 6. Creare una seconda vista con nome Vista Personale per Reparto:
• 7. Togliere la spunta a Make this a public view.

• 8. Andare su Filters, spuntare il reparto Vendite e premere Save View.

Attenzione

Le viste filtrate non sono un meccanismo di sicurezza: nascondono gli elementi dalla vista, ma gli utenti con accesso alla libreria possono comunque trovarli (ricerca, altre viste). Per limitare l'accesso usare i permessi.

Le viste aiutano anche con le librerie molto grandi (oltre la soglia di 5.000 elementi per vista): usare filtri su colonne indicizzate.

Gestire elenchi e raccolte di grandi dimensioni

Passo 6 · Verifica lato User03 (membro) su SEA-DEV3

• 1. Accedere alla VM SEA-DEV3 con le credenziali di User03.

• 2. Aprire Microsoft Edge e accedere allo stesso indirizzo del sito:

  https://tenant_name.sharepoint.com/sites/MarketingDepartment
  

• 3. Verificare che User03, in qualità di Member del sito, possa:
  • Visualizzare entrambe le librerie File Condivisi01 e File Condivisi02 con tutti i file caricati.
  • Visualizzare la Vista Confidenziali (vista condivisa, creata da User02).
  • Non visualizzare la Vista Personale per Reparto (vista personale, visibile solo a User02).